Bokföring

Alla näringsidkare ska ha ordnad bokföring. Det gäller oberoende av företagsform och verksamhetens omfattning. När du startar verksamheten ska du också börja bokföra. Som näringsidkare bär du alltid själv ansvaret för att bokföringen sköts korrekt, även om du anlitar bokföringshjälp. Här får du en introduktion till bokföring. Nedan beskrivs vad bokföring är och varför du bokför.

Som hjälp bör man köpa ett bokföringsprogram för att bokföra alla affärshändelser. I dessa skapas automatiskt rapporter och deklarationshjälp. Den som är den fn enklaste och mest prisvärda på marknaden för enskild firma är Vismas program Visma Enskild Firma. Läs mer om programmet på www.vismaspcs.se.

Nedanstående information är hämtad från Nutek eller som det nu heter Tillväxtverket och är ett axplock av all information som finns. Detta är dock en bra början.

Bokföring är ett system för att ordna och behandla ekonomiska händelser (affärshändelser) i ett företag. Företagets bokföring består bland annat av verifikationer, grund- och huvudbok, resultat- och balansräkningar samt i vissa fall ett årsbokslut eller en årsredovisning. Praktiskt innebär bokföringen att du sparar kvitton och fakturor med mera och registrerar dem enligt ett visst system som regleras av bland annat bokföringslagen.

Om du vill lära dig mer kan du gå en kurs i bokföring vid till exempel något av studieförbunden. I Bokföringsnämndens skrift "Att föra bok" förklaras vad som ingår i begreppet bokföring. Skriften kan även beställas i tryckt form från FAR-Förlag.

Syfte med bokföring

Bokföringen ger information om hur det går för företaget. Ju oftare du bokför, desto bättre blir informationen. Du har själv nytta av en god redovisning. Genom den information som bokföringen ger dig kan du styra företaget. Med hjälp av din bokföring kan du exempelvis ta fram aktuella lägesrapporter varje månad. Lägesrapporterna kan exempelvis ge svar på: Hur blev det? Vad innebär detta på kort sikt och hur påverkas verksamheten på längre sikt? Hur mycket pengar kan du ta ut ur företaget?

Bokföringen hjälper dig också att skilja på dina privata pengar och företagets pengar. Ett annat viktigt syfte är att ge andra information om företaget: långivare vill veta hur kreditvärdigt företaget är, staten vill ha in skatt, kommunen, kunder och eventuella anställda vill också ha information.

Affärshändelser

Alla affärshändelser ska bokföras enligt bokföringslagen. Det som kännetecknar en affärshändelse är att den förändrar förmögenhetens storlek och/eller sammansättning. Exempel på affärshändelser är in- och utbetalningar, förändringar av fordringar och skulder, överföringar mellan konton, beslut om bokslutsdispositioner, egna insättningar och uttag. Andra exempel på affärshändelser kan vara varor och tjänster som köps och säljs, löner som betalas och inventarier som anskaffas.

Bokföringshjälp eller inte?

Du bör tidigt bestämma dig för om du ska sköta bokföringen själv eller anlita någon. Att bokföra själv tar visserligen tid, men samtidigt får du god insyn i vad som händer i företaget.

Väljer du att anlita en redovisningskonsult, bokföringsfirma eller någon annan får du däremot avlastning och någon kunnig att diskutera med. Ta noga reda på vad det kostar att få hjälp med olika delar. Ju bättre ordning du har på dina papper desto lägre blir kostnaden. Du bär alltid själv ansvaret för att bokföringen sköts korrekt, även om du anlitar bokföringshjälp.

I god tid bör du också fundera över hur du ska lägga upp de administrativa rutinerna i företaget: Hur ska till exempel offert, faktura och kvitto se ut? Var gör du av egna och andras betalda och icke-betalda fakturor? Du kan läsa mer om hur du upprättar affärsdokument under meny valen Fakta om/Affärsdokument.

Verifikationer

Verifikationer är de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse (till exempel kvitton eller uppgifter som tagits emot på elektronisk väg) eller en justering av bokföringen (till exempel rättelser av tidigare bokföringsposter). Enligt bokföringslagen ska verifikationer och annan räkenskapsinformation sparas i minst tio år.

En verifikation ska innehålla följande uppgifter:
• datum (när verifikationen sammanställdes)
• datum (när affärshändelsen inträffade)
• vad affärshändelsen avser
• beloppet med moms specificerad
• köpare
• säljare
• eventuella hänvisningar till andra underlag

Inom dagligvaru- och detaljhandeln behövs normalt inte kundens namn på kvittot. Det medför att kassakontrollremsa och tömningskvitto från kassaapparaten kan användas som verifikation.

Om det saknas underlag till en affärshändelse som ska bokföras, måste du själv skapa en verifikation med alla uppgifter som ska ingå. Det kallas bokföringsorder. Verifikationen ska ha ett verifikationsnummer (löpnummer) eller någon annan form av identifieringstecken som du använder när du ska bokföra affärshändelsen. Verifikationen måste även innehålla övriga uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna se sambandet mellan verifikationen och den bokförda affärshändelsen.

Om du har många pappersverifikationer att hålla reda på kan det vara bra att stämpla dem med ankomstdatum.

Grund- och huvudbokföring

Bokföringslagen delar upp bokföringen i två delar, grundbokföring och huvudbokföring.
Grundbokföringen innebär att du presenterar affärshändelserna löpande i den ordning som de har registrerats. Kontanta in- och utbetalningar ska i regel bokföras senast påföljande arbetsdag, övriga så snart det kan ske. För varje notering ska det finnas datum, verifikationsnummer, belopp på debet- och kreditkonton och några korta rader om vad noteringen handlar om.

Huvudbokföringen innebär att du sorterar affärshändelserna från grundbokföringen genom att samla alla liknande affärshändelser till samma konto. Huvudbokföringen kan förenas med grundbokföringen, till exempel i en kolumndagbok, där bokföringen sker i registreringsordning och samtidigt per konto. När du bokför på dator sker huvudbokföringen automatiskt när du registrerar från grundboken eller direkt från verifikationerna. Använder man databaserade bokföringsprogram sorteras affärshändelserna automatiskt i grundbok (verifikationslista) och huvudbok.

Konton och kontoplaner

Samma typ av affärshändelser samlas på konton och ger ett ordnat system i bokföringen.

För den löpande bokföringen finns fyra olika huvudtyper av konton:
• Tillgångar
• Skulder
• Intäkter
• Kostnader

Varje konto tilldelas ett nummer och namn, till exempel "5010 Lokalhyra", och sammanställs till en kontoplan som passar din verksamhet. Du kan själv utforma din egen kontoplan.

BAS-kontoplaner

Många företag väljer att använda någon av de BAS-kontoplaner som är allmänt accepterade, eftersom det underlättar uppgiftslämnande och deklaration med mera. EU BAS 2000 är anpassad till de lagar och normer som gäller från och med år 2000 och kan användas av samtliga företagsformer. Om du vill använda dig av EU BAS 2000 väljer du ut de konton som passar in på just din verksamhet. Det finns även branschanpassade varianter av BAS-kontoplanerna.

BAS-kontoplanerna delar upp kontona i olika kontoklasser, där kontots första siffra talar om vilken typ av affärshändelse det är frågan om. I EU BAS 2000 görs följande indelning:

Kontoklass 1: Tillgångskonton, det vill säga konton som börjar på siffran ett, till exempel 1910 Kassa.

Kontoklass 2: Skuldkonton och Eget kapital, till exempel 2440 Leverantörsskulder.

Kontoklass 3: Intäktskonton, till exempel 3010 Försäljning/arvoden.

Kontoklass 4-7: Olika kostnadskonton, till exempel 4010 Varuinköp, 7010 Löner, 5010 Lokalhyra.

Kontoklass 8: Intäkter och kostnader av finansiell karaktär, till exempel 8300 ränteintäkter.

Debet och kredit

Varje affärshändelse i företaget registreras på minst två konton, med ett lika stort belopp i debet som i kredit. Tekniken kallas dubbel bokföring och är konstruerad för att vara självkontrollerande. Om summan av debetposterna inte stämmer med summan av kreditposterna har det blivit fel. I ett bokföringsprogram för dator signalerar programmet om inte debet och kredit stämmer överens. Det minskar risken för felregistrering.
Du köper in diverse kontorsmaterial till företaget (papper, pennor med mera) kontant för 500 kronor inklusive moms, momsen är 100 kronor. Enligt EU BAS 2000 bokför du affärshändelsen så här:

   Debet Kredit
1910 Kassa  - 500 kr
2640 Ingående moms 100 kr -
6100 Kontorsmaterial 400 kr -
   500 kr 500 kr

När tillgångarna ökar, till exempel när det kommer in pengar i kassan vid en försäljning, debiterar du ett lämpligt tillgångskontot. Om du däremot köper in någonting till firman, som i ovanstående exempel, krediterar du ett tillgångskonto. För övriga konto typer gäller att skulder ökar i kredit (till exempel om man tar ett banklån), intäkter (från försäljning med mera) ökar i kredit, och kostnader (som i exemplet ovan) ökar i debet.

Årsbokslut och årsredovisning

När räkenskapsåret är slut är det dags att upprätta ett årsbokslut eller en årsredovisning. Årsbokslutet är en sammanställning och avslutning av den löpande redovisningen under året. Sammanställningen sker i form av resultat- och balansräkning.
Resultaträkningen ska ge ett rättvisande resultat för perioden. Balansräkningen är en sammanställning över företagets förmögenhet, tillgångar, skulder och eget kapital på boksluts dagen. Årsredovisningen är, i motsats till årsbokslutet, offentlig och ska förutom resultat- och balansräkning även innehålla en förvaltningsberättelse.

Enskild näringsidkare

Enskild näringsidkare måste upprätta minst ett förenklat årsbokslut. Har du som enskild näringsidkare haft i medeltal över 10 anställda de senaste 2 räkenskapsåren eller tillgångarnas nettovärde för det senaste räkenskapsåret överstiger 24 miljoner kronor, måste du istället upprätta en årsredovisning och ha en revisor.

Räkenskapsår

Olika regler avseende räkenskapsår gäller för olika företagsformer.

Enskild näringsidkare och handelsbolag

Enskilda näringsidkare och handelsbolag kan endast ha kalenderår som räkenskapsår. Det betyder att bokföring och skatt ska hänföras till perioden 1 januari till 31 december. Endast om alla delägare i handelsbolaget är juridiska personer, som till exempel aktiebolag, är brutet räkenskapsår möjligt. Startas verksamheten efter den 1 juli kan du, om du vill, förlänga det första räkenskapsåret till att omfatta maximalt 18 månader (till exempel 1 juli 2011 till 31 december 2012).

Ekonomiska termer

Det finns vissa begrepp som kan vara bra att känna till innan du börjar bokföra.
Hit hör bland annat:

Utgift

När du köper in exempelvis varor och inventarier uppstår en utgift. Utgiften är värdet på det du köpt in.

Kostnad

När resursen förbrukas uppstår kostnader. Kostnaden kan räknas per år, månad eller någon annan tidsperiod, det vill säga utgiften för en resurs delas upp på olika tidsperioder. En kostnad är en periodiserad utgift.

Utbetalning

När pengar rent fysiskt lämnar företaget uppstår utbetalningen.

Exempel:
Du får en hyresavi på 10 000 kronor den 15 december 2005 som avser januari år 2006. Hyran ska vara betald senast den 31 december 2005. Den 28 december 2005 betalar du hyran kontant på posten.

I exemplet uppstår en utgift på 10 000 kronor den 15 december 2005. Kostnaden på 10 000 kronor uppstår när "resursen" förbrukas, det vill säga under januari månad år 2006 och utbetalningen av 10 000 kronor sker den 28 december 2005.

Inkomst

Företagets inkomster under en period är summan av den kontanta försäljningen och beloppen på de fakturor som skickats ut under perioden.

Intäkter

När företaget fullgör sina åtaganden gentemot kunden uppstår en intäkt. Intäkten är en periodiserad inkomst och kan som kostnaden räknas per år, månad eller någon annan tidsperiod.

Inbetalning

Företagets inbetalningar uppstår när kunderna betalar, det vill säga när pengar kommer in i företaget.
Ex:
Du utför ett arbete åt en kund som pågår under december månad 2005 och slutförs den 31 december. Den 5 januari 2006 skickar du en faktura till kunden på 10 000 kronor (exklusive moms) och den 2 februari 2006 betalar kunden in hela beloppet på ditt postgirokonto.

I exemplet uppstår en inkomst på 10 000 kronor den 5 januari 2006. Intäkten på 10 000 kronor uppstår när arbetet utförs, det vill säga under december månad 2005 och inbetalningen av 10 000 kronor sker den 2 februari 2006.

Tillgångar

Allt som företaget äger, till exempel pengar, varor, kundfordringar, inventarier och maskiner.

Skulder

Företagets skulder är till exempel banklån eller andra lån, obetalda fakturor från leverantörer och kostnader som uppstått i verksamheten, men som du ännu inte fått någon faktura på.

Eget kapital

Det egna kapitalet motsvarar företagets tillgångar minus skulder. Det består i första hand av det kapital som du som ägare har satsat vid företagsstarten. Ur företagets synvinkel är det egna kapitalet en skuld till ägaren.

Balansräkningen

Den visar kapitalets storlek och sammansättning vid en viss given tidpunkt, till exempel den 31 december varje år. Balansräkningens ena sida visar vilka tillgångar som finns i företaget (till exempel kontanter, maskiner, lager med mera). Den andra sidan visar hur de tillgångarna har finansierats, det vill säga företagets skulder (till exempel banklån, kapital du satsat med mera).

Resultaträkningen

Den visar räkenskapsårets intäkter och kostnader, det vill säga hur det har gått för företaget.

Debet och kredit

Varje affärshändelse i företaget registreras på minst två konton, med ett lika stort belopp i debet som i kredit. Tekniken kallas dubbel bokföring och är konstruerad för att vara självkontrollerande.